makalah perencanaan sumber daya manusia (SDM) dalam manajemen sumber daya manusia (SDM)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1     Latar Belakang

Manajemen sumber daya manusia merupakan pilar`fungsi utama organisasi dalam mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu, keputusan-keputusan sumber daya manusia yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai sumber daya manusia yang baik. Oleh karena itu diperlukan langkah-langkah manajemen guna menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan, fungsi pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia. Pentingnya peran seorang human resource department menjadi salah satu kunci keberhasilan terhadap perlakuan kepada karyawan dengan latar belakang yang berbeda-beda. Oleh karena itu perlu dirumuskan strategi-strategi serta sistem yang dapat menangani hal tersebut.

1.2              RUMUSAN MASALAH

1.      Jelaskan Pengertian Perencanaan SDM?

2.      Apa Tujuan Perencanaan SDM?

3.      Apa Manfaat Perencanaan SDM?

4.      Jelaskan Pentingnya Perencanaan SDM?

5.      Sebutkan Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Perencanaan SDM?

6.      Bagaimana Tantangan dalam Perencanaan SDM?

7.      Bagaimana Proses dalam Perencanaan SDM?

8.      Jelaskan Sistem Perencanaan SDM?

9.      Jelaskan Analisis SWOT dalam Perencanaan SDM?

1.3        TUJUAN

1.      Untuk mengetahui Pengertian Perencanaan SDM

2.      Untuk mengetahui Tujuan Perencanaan SDM

3.      Untuk mengetahui Manfaat Perencanaan SDM

4.      Untuk mengetahui Pentingnya Perencanaan SDM

5.      Untuk mengetahui Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Perencanaan SDM

6.      Untuk mengetahui Tantangan dalam Perencanaan SDM

7.      Untuk mengetahui Proses dalam Perencanaan SDM

8.      Untuk mengetahui  Sistem Perencanaan SDM

9.      Untuk mengetahui Analisis SWOT dalam Perencanaan SDM

BAB II

PEMBAHASAN

2.1       Pengertian Perencanaan SDM

Salah satu definisi klasik tentang perencanaan mengatakan bahwa perencanaan pada dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan.

Perencanaan merupakan suatu kegiatan atau proses yang snagat penting dalam berbagai kegiatan dalam suatu organisasi, termasuk dalam manajemen SDM, sebab perencanaan merupakan syarat pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan. Hal ini dapat dipahami sebab secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan, pengevaluasian berbagai alternatif pencapaianya, dan penentuan tindakan yang akan diambil. Dalam konteks manajemen sumber daya manusia, perencanaan merupakan proses penentuan sumber daya manusia dan tindakan untuk mendapatkannya.

Perencanaan SDM adalah suatu proses sistematis yang digunakan untuk memprediksi permintaan dan penyediaan SDM dimasa mendatang. Melalui program perencanaan SDM yang sistematis dapat diperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan pada setiap priode tertentu sehingga dapat membantu bagian SDM dalam perencanaan, rekrutmen, seleksi, serta pendidikan dan pelatihan.

Berbagai pandangan mengenai definisi perencanaan SDM seperti yang dikemukakan oleh:

1.      Handoko (1997), perencanaan SDM atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.

2.      Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa “ perencanaan SDM atau perencanaan tenaga kerja di definisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana prganisasi.

3.      George Milkovich dan Paul C. Nystrom ( Dale Yoder , 1981:173). Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya keebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

2.1      Tujuan Perencanaan SDM

Adapun tujuan perencanaan SDM menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan yaitu:

1.       Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan

2.      Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

3.      Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

4.      Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meniingkat.

5.      Untuk menghindari kekurangan atau kelebiihan karyawan.

6.      Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikanseleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentisn karyawan.

2.3       Manfaat Perencanaan SDM

            Dengan perencanaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik bagi perusahaan/maupun bagi karyawan, manfaat tersebut antara lain :

1.      Organisasi dapat memanfaatkan SDM yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik. Berarti perencanaan SDM perlu di awali dengan kegiatan inventarisasi tentang SDM yang sudah terdapat dalam organisasi, inventarisasi tersebut antara lain menyangkut :

a.       Jumlah tenaga kerja yang ada

b.      Berbagai kualifikasinya

c.       Masa kerja nasing-masing

d.      Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baaik karena pendidikn formal mupuan karena program pelatihan yang pernah diikuti

e.       Bakat yang masi perlu dikembangkan

f.       Minat pekerja yang bersangkutan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjannya sekarang.

2.      Melalui perencanaan SDM yang matang, produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan, hal ini dapat terwujud melalui adanya penyesuaian-penyesuaian tertentu seperti, peningkatan disiplin kerja dan peningkatan keterampilan sehingga setiap orang menghasilkan sesuatu yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi.

3.      Perencanaan SDM berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja dimasa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan penyelengaraan berbagai aktivitas beru.

4.      Salah satu segi manajemen SDM yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penanganan informasi ketenagakerjaan. Info demikian menyangkut banyak hal sebagai berikut:

a.       Jumlah tenaga kerja yang dimiliki

b.      Masa kerja setiap kerja

c.       Status perkawinan dan jumlah tanggungan

d.      Jabatan yang permah dipangku

e.       Tangga karier yang telah dinaiki

f.       Jumlah penghasilan

g.      Pendidikan dan pelatihan yang pernah ditempuh

h.      Keahlian dan keterampilan khusus yang dimiliki oleh para pegawai

5.      Kegiatan pendahuluan dalam melakukan perencanaan termasuk                                                 perencanaan SDM adalah penelitian yang dilakukan untuk kepentingan perencanaan SDM akan timbul pemqahaman yang tepat tentang situasi pasar.

6.      Rencana SDM merupakan dasar bagi penyususnan program kerja bagi satuan kerja yang menangani SDM dalam organisasi. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan tenaga kerja baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah demi peningkatan kemampuan organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan SDM, sukar menyusun program kerja yang realistik.

2.4    Pentingnya Perencanaan SDM

1.      Tingakat Perorangan

Perencanaan SDM sangat penting bagi kepentinagn individu karena perencanaan dapat membantu meningkatkan keterampilan, kepuasan individu dapat lebih mudah dicapai melalui perencanaan karier yang terarah.

2.      Tingkat Perusahaan

Organisasi atau lembaga menggunakan perencanaan sumber daya manusia untuk meningkatkan efesiensi dan produktivitasnya dalam jangka panjang, organisasi harus merekrut tenaga kerja yang berkualitas tinggi untuk dipekerjakan sehingga dapat bekerja secara produktif.

3.      Tingkat Nasional

Masalah sumber daya manusia ditingkat nasioanal terkait dengan jumlah, komposisi, keragaman dan angkatan kerja yang ada pada suatu negara.

2.5    Faktor Pengaruh Perencanaan SDM

Proses perencanaan SDM dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain:

1.      Lingkungan eksternal

Yang dimaksud dengan lingkungan eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada diluar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya, akan tetapi harus diperhitungkan karena pertumbuhan dan perkembangan tersebut berpengaruh baik secara positif maupun negarif terhadap organisasi, pengaruh tersebut antara lain:

a.       Bidang ekonomi

Fluktuasi yang terjadi seperti inflasi, stagflasi, resesi, depresi tingkat pengangguran, suku bunga dan lainnya.

b.      Bidang social

Selalu terjadi pergeseran nilai-nilai social yang dianut oleh suatu masyarakat

Contoh seperti perubahan tentang jumlah anak dan usia yang tepat untuk menikah.

c.       Para pesaing

para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan SDM organisasi.

d.      Perkembangan teknologi

Perkembangan teknologi secara cepat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolah SDM.

2.      Keputusan Organisasional

Berbagai keputusan pokok organisasi mempengaruhi permintaan SDM

a.       Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh, hal ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran, sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan pada masa yang akan datang.

b.      Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana strategi menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan SDM.

c.       Forcast penjualan dan produksi meskipun tidak tepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.

d.      Perluasan usaha berarti kebutuhan SDM baru

e.       Reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radiakal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat keterampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.

3.      Faktor-faktor persediaan karyawan

Permintaan SDM di modifikasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pension, permohonan berhenti, terminasi, kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

2.6    Hambatan, kendala dan tantangan dalam perencanaan SDM

a.       Hambatan Perencanaan

·         Tujuan dan tidak tepat

·         Sidtem kompensasi yang tidak tepat

·         Lingkungan eksternal yang tidak komplek dan dinamis

·         Kondisi persaingan yang semakin tajam

·         Keengganan untuk mengubah tujuan

·         Tidak memahami organisasi yang semakin dinamis

b.      Mengatasi Hambatan

Salah satu cara mengatasi hambatan perencanaan adalah dengan memahami tujuan perencanaan dan proses penetapan tujuan. Meskipun bukan salah satu dalam mengatasi masalah, dan setiap SDM harus memiliki tujuan sehingga dengan tujuan tersebut dapat memotivasi sehingga bisa bersaing secara sehat.

c.       Kendala-kendala Perencanaan SDM

·         Standar kemampuan SDM.

·         SDM tidak bisa dikuasai sepenuhnya seperti mesin.

·         Situasi SDM

·         Kebijaksanaan perubahan pemerintah

d.      Tantangan dalam Perencanaan SDM

·         Tantangan Ekstrenal meliputi, bidang ekonomi, social politik, teknologi dan persaingan

·         Tantangan Internal meliputi, anggaran, etimasi produk dan penjualan, usaha dan kegiatan baru.

2.7  Proses Dalam Perencanaan SDM

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan SDM sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

1.    Kepentingan perencanaan SDM

Ada 3 macam kepentingan dalam prencanaan SDM

a.          Kepentingan nasional

b.         Kepentingan individu

c.          Kepentingan organisasi

2.    Komponen-komponen perencanaan SDM

a.          Tujuan

Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan nasionalTujuan perencanaan SDM merupakan adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yanga akan datang, untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

b.        Perencanaan organisasi

Perencanaan organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangangan organisasi.

3.    Proses perencanaan SDM

Proses perencanaan SDM terdiri atas peramalan, penetapan, sasaran dan perencanaan strategi serta pelaksanaan dan evaluasi program.

·           Peramalan

             Tahap pertama dalam perencanaan adalah peramalan (forecasting). Pada peramalan karyawan, manajer SDM berupaya mengetahui penawaran dan permintaan untuk berbagai jenis SDM.

·           Menetapkan permintaan tenaga kerja

            Peramalan-peramalan permintaan biasanya dikembangkan pada berbagai katagori pekerjaan tertentu atau bidang keahlian yang berkaitan dengan keadaan organisasi pada masa sekarang dan masa yang akan datang.

·           Menetapkan penawaran tenaga kerja

             Menetapkan penawaran kerja internal dibutuhkan analisis terperinci tentang jumlah orang atau pekerja serta keahlian-keahlian yang dimiliki.

·            Menetapkan kelebihan dan atau kekurangan tenaga kerja

             Membandingkan sehingga dapat memastikan adanya kekurangan atau kelebihan tenaga kerja pada setiap bidang pekerjaan.

·           Penetapan sasaran dan perencanaan strategis

             Tujuan dari menetapkan berbagai sasaran kuantitatif adalah untuk memusatkan perhatian pada masalah yang akan memberikan tolak ukur untuk menentukan keberhasilan rekatif dari seluruh program apapun yang bertujuan memperbaiki kekurangan tenaga kerja.

·                Perampingan (downsizing)

        Penghapusan yang direncanakan dari sejumlah karyawan yang dirancang agar dapat meningkatkan efektivitas organisasi.

·                Program-program pension dini dan perekrutan kembali

        Untuk mengurangi kelebihan tenaga kerja adalah menawarkan program pension dini.

·                Merekrut pekerja sementara

        Merekrut pekerja sementara dan alih daya telah menjadi sarana-sarana yang paling luas untuk menghilangkan tenaga kerja, tenaga kerja sementara memberikan fleksabilitas yang diperlihatkan oleh perusahaan-perusahaan agar dpat beroprasi secara efisien.

·                Pelaksanaan evaluasi program

        Langkah terakhir dari proses perencanaan adalah mengevaluasi hasil. Dengan cara melakukan pemeriksaan, yaitu apakah perusahaan berhasil menghindari kelebihan atau kekurangan tenaga kerja potensial.

2.7     Sistem Perencanaan SDM

ada 4 kegiatan yang saling berhubungan dalam sisitem perencanaan yaitu:

a.       Inventarisasi persediaan SDM

            Pencatatan atau pendataan jumlah SDM yang ada dalam melaksanakan tugas dalam organisasi.

b.      Forcast/ peramalan SDM

            Forcast berguna untuk memprediksi permintaan karyawan dimasa yang akan datang.

c.       Penyusunan rencana kerja

            Penyususnan SDM dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan, pengembangan, pengimpletasian dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta sejumlah pegawai dan penempatan pegawai secara tepat.

d.   Pengawasan dan evaluasi

            Eveluasi merupakan fungsi yang harus dilakukan pemimpin kepada bawahannya dengan demikian, fungsi manajemen SDM sama pentingnya dengan perencanaan dan peaksanaan.

2.8  Analisis Swot Dalam Perencanaan SDM

Perkembangan strategi SDM membutuhkan pemikiran dalam pengambilan keputusan secara terpadu, prosedur yang dirumuskan dan diprogramkan. Yang semuanya dilakuakan secara keseluruhan misi dan idealnya dalam konteks sumber potensial dan keunikan, perencanaan SDM merangkum setiap komponen tersebut dalah hal strategi ini.

·       Kekuatan (Strenghts)

          Suatu organisasi harus memantau kekuatan organisasi dan pelaku organisasi yang kemampuannya memperoleh laba.

·       Kelemahan (Weakness)

            Jika jumlah pegawai dalam suatu perusahaan lebih besar dari pada kebutuhan yang diharapkan, maka hal itu mengimplikasikan bahwa perusahaan tersebut kurang baik dalam memanfaatkan SDM.

·       Peluang (opportunity)

          Merekrut para tenaga kera yang sesuai dengan bidang dan keahliannya untuk bergabung dalam suatu organisasi di suatu perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

·       Ancaman (treats)

          Dalam sebuah perusahaan memiliki pegawai yang memiliki skill dalam bidang tertentu akan pension, maka itu akan menjadi ancaman terhadap kelangsunagan aktivitas atau kegiatan perusahaan tersebut.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Perencanaan SDM atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakuakan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnsis dan lingkungan pada organisasi diwaktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.

Perencanaan SDM (Human resource planning) merupakan salah satu fungsi dalam manajemen SDM yang berorientasi pada bagaimana menyusun langkah-langkah strategi menyiapkan SDM, pegawai atau karyawan dalam suatu organisasi secara tepat dalam jumlah dan kualitas yang diperlukan.perencanaan SDM sebagai proses manajemen dlam menentukan pergerakan SDM organisasi dari posisinya menuju posisi yang diinginkan di masa depan dengan mnggunakan data sebagai pedoman perencanaan dimasa depan.

Dalam pelaksanaannya, perencanaan SDM harus disesuaikan dengan strategi tertentu, hal ini dimaksudkan untuk meminimalisir adanya kesenjangan serta menfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai. Perencanaan SDM harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka panjang dan jangka pendek suatu organisasi.

3.2     Saran

Hal yang paling penting dalam suatu perusahaan adalah perencanaan SDM, perencanaan SDM yang baik aksn menentukan tingkat kemampuan suatu perusahaan. SDM yang saat ini tersedia bisa di dayagunakan secara baik sehingga meningkatkan kualitas perusahaan. Perusahaan harus bisa melakukan pengadaan karyawan secara ekonomis .